Einträge bearbeiten
Den Wert und die externe ID eines Eintrages können Sie direkt in der Liste vornehmen. Sobald Sie darauf klicken, können Sie den Text ändern.
Mit einem Doppelklick oder der Bearbeiten-Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, um alle Eigenschaften des Eintrags zu bearbeiten.
Name | Beschreibung |
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Wert | Der Wert des Eintrags. Dieser Text wird in den Auswahllisten im Portal angezeigt |
Externe ID | Ein zusätzlicher Wert für den Eintrag, der auf ein externes System oder einen Standard enthalten kann. (In Feldern und Spalten können Sie entscheiden, ob die externe ID oder der Wert gespeichert wird) |
Eigenschaften | Zusätzliche Name-Wert-Paare, um die Datenquelle im Workflow besser filtern zu können (siehe Datenquelle filtern). Tipp |
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In den Auswahllisten für Name und Wert der Eigenschaft werden Ihnen bereits vorhandene Einträge vorgeschlagen, um Tippfehler zu vermeiden. Mit der Tabulator- oder der Enter-Taste können Sie aber auch einen anderen Text speichern. |
Mit bestätigen Sie Ihre Änderungen. Mit oder "Esc" brechen Sie die Bearbeitung ab. |
Einträge löschen
Mit der Entf-Taste, der Löschen-Schaltfläche oder dem Kontextmenü löschen Sie alle markierten Einträge aus der Liste.
Info |
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Gelöschte Einträge Wenn Sie einen Eintrag einer Auswahlliste entfernen, wird dieser logisch gelöscht. Sollten Sie einen Eintrag mit selben Wert nochmal hinzufügen, wird der gelöschte wieder hergestellt (und nicht doppelt gespeichert), |
Wann verwende ich die “Externe ID”?
Zur Datenhaltung der Auswahllisten:
Im einfachsten Fall ist in den Einträgen der Datenquelle nur der Name eingetragen. Dieser wird im Portal angzeigt und in die WMS-Datenbank gespeichert. In den Aufgabenliste kann so einfach nach dem Namen gesucht werden.
Im Workflow wiederum arbeiten Sie mit der dazugehörigen ID (siehe Zuordnungen zu Datenquellen-Einträgen). So kann der Name eines Datenquelleneintrags geändert werden, ohne dass Sie den Workflow anpassen müssen.
Problem: Die Bezeichnung eines Datenquelleneintrags muss geändert werden
Ein Eintrag in einer Datenquelle soll umbenannt werden: z.B. weil sich eine Projektnummer geändert hat. Wenn nun im Portal bereits ein Wert ausgewählt ist, dann wird dieser nicht mehr in der Datenbank gefunden. Folge: Im Portal wird der Eintrag der Auswahlliste als “gelöscht” angezeigt.
Um dieses Verhalten zu umgehen können Sie die externe ID nutzen und das Kennzeichen "Externe ID verwenden" in den Spalten einer Aufgaben-Tabelle. Es wird dann nicht der angezeigt Wert gespeichert, sondern die externe ID. So können Sie die Bezeichnung des Datenquelleneintrags ändern, ohne das ausgewählte Werte im Portal verworfen werden.
Anwendungsfall 2:
Wenn Sie mit dem Rechnungsobjekt arbeiten, muss in einigen Spalten ein Kürzel enthalten sein, um dem X-Rechnungsstandard zu ensprechen (z.B. UnitCode, TaxCategoryCode ode Currency). In diesem Fall können sie den standaradisierten Wert als ExternId hinterlegen und für den Anwender im Portal eine sprechendere Bezeichnung hinterlegen.
Ereignisse und Datenquelle filtern
Eine Datenquelle können Sie abhängig von anderen Feldern in einer Aufgabe filtern. Dazu hinterlegen Sie in der einem Auswahllistenfeld der Aufgaben einen Workflow für das Ereignis "Datenquelle laden". Mit einem Workflow können Sie nun diese Datenquelle filtern,
Damit der Workflow auch gestartet wird, wenn Sie den Wert eines Feldes ändern, stellen Sie bei diesem Feld im Ereignis "Feldwert wird geändert" die Auswahlliste ein, die neu geladen werden soll.