SharePoint Online mit dem WMS verknüpfen
Um den WMS an Ihren Sharepoint Online anzubinden, müssen sie eine Azure App Registrierung konfigurieren. Im Folgenden wird die Konfiguration exemplarisch im aktuellen Azure Portal Backend gezeigt.
Inhalt
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Handbuch
Alle Informationen und Beispiele zu den SharePoint-Aktivitäten können Sie im Handbuch nachlesen:
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Azure App -Registrierung im Azure Portal durchführen
Loggen Sie sich in ihrem Azure Portal Account unter https://portal.azure.com ein. Im Dashboard wählen Sie „App-Registrierung“ unter Azure-Dienste aus.
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Sollten Sie diesen Dienst nicht in der Auswahl finden. Klicken Sie oben links auf das Menü und im Menü auf „Alle Dienste“. Und nutzen Sie die Suche um die „App-Registrierungen“ zu finden. |
Erstellen Sie über das “+”eine neue Registrierung.
Geben Sie im folgenden Dialog den Namen der App an mit der Sie auf ihren SharePoint Online zugreifen wollen. Belassen sie die restlichen Einstellungen wie sie sind. Sie landen dann auf der App Übersichtseite. Klicken Sie hier links im Menü auf „Zertifikate & Geheimnisse“.
Legen Sie unter „Geheime Clientschlüssel“ einen neuen Clientschlüssel an. Folgen Sie den Hinweisen auf der Seite und kopieren Sie sich das ClientSecret heraus und speichern es sicher ab.
Klicken sie dann in der Menüleiste auf „API-Berechtigungen“
Fügen Sie hier Microsoft Graph Berechtigungen für „Site.Read.All“ und „Sites.ReadWrite.All“ hinzu. Gegeben falls fordert Sie das Azure Portal nochmals zu einer zusätzlichen Bestätigung der Rechte auf. Führen die diese ebenfalls aus.
Gehen Sie dann im Menü auf die Übersicht der Registrierten App und Kopieren Sie sich hier die GUID die hinter Anwendung-ID (Client) steht. Damit ist die Erstellung der App-Registrierung abgeschlossen.
SharePoint Online Tenant ID ermitteln
Um auf Ihren SharePoint Online zugreifen zu können benötigen Sie die Tenant-ID Ihres Azure Tenants. Diese ist über alle Microsoft 365 Dienste gleich.
Sie können Ihre Tenant-ID im Azure Portal unter den Azure Active Directory Einstellungen für ihre Company einsehen. Hier finden Sie diese in der Mandanten Information unter „Mandanten-ID“ im Deutschen.
Die Einstellungen im WMS hinterlegen
Loggen Sie sich im WMS - Workflow Studio auf dem Mandanten ein, der mit dem SharePoint online kommunizieren soll. Gehen Sie in die „Globalen Einstellungen“ des Mandanten und wählen dort im Menü den Punkt „SharePoint Online“ aus.
Tragen Sie im Ihre MandantenID in das Feld für die TenantID, die Cliend ID in das Feld für die AppId und das Client Secret in das Feld AppSecret ein. Klicken Sie zum Testen auf „Test“ - es sollten unten rechts „Verbindung erfolgreich!“ stehen. Damit haben Sie die SharePoint Einstellungen fertig eingerichtet.
Technischer Hintergrund vom SharePoint Online
Im SharePoint gibt es zur Datenhaltung Listen, diese Listen bestehen aus vorgegebenen und benutzerdefinierten Spalten.
Die Listen im SharePoint können unterschiedliche Spezialisierungen haben. Die Dokumenten-Bibliothek ist eine solche Spezialisierte Liste. Sie gibt dem Anwender die Möglichkeit Dateien hochzuladen und zusätzlich Metadaten zu einer Datei in benutzerdefinierten Spalten zu erfassen.
Technisch hält der SharePoint die Dateien dabei in einem sogenannten Drive, dem eine Liste zugeordnet ist in der die Metadaten sowie die Zuordnung der Datei gespeichert wird. Diese Liste ist das was ein Endanwender in Teams oder in SharePoint als Webseite zu einsehen kann.
Elemente in einem Drive werden als DriveItems bezeichnet.
Wie oben erwähnt verwendet Teams im Hintergrund auch SharePoint Online Dokument-Bibliotheken für die Datenhaltung der einzelnen Teams-Kanäle. So das mit folgenden Aktivitäten auch eine Datensynchronisation zwischen Teams und dem DMS gewährleistet werden kann.
Für den Zugriff verwenden die SharePoint Aktivitäten die Graph API daher wird nur SharePoint Online unterstützt.
Tips und Tricks
Dateien Sichern über das „Geändert“ Datumsfeld im SharePoint Online
Sollten Sie Dateien sichern und hierzu das „geändert“ Datumfeld verwenden, sein Sie sich bewusst das Dokumente, die in den Office Apps geöffnet sind aus dem SharePoint heraus alle paar Augenblick gespeichert werden.
Haben sie hier einen Workflow aufgebaut zur Synchronisation mit dem DMS kann dies zu viele Versionen eines Dokuments im DMS folgen. Abhängig von ihren gewählten den Aktualisierungs-Intervallen.
MS Teams Dateien verarbeiten
Gehe Sie in den Team-Kanal und auf das Tab „Dateien“ dessen Daten Sie mit den Aktivitäten verarbeiten möchten.
Klicken oben rechts auf die „…“ und dann auf „in SharePoint“ öffnen. Kopieren sie die URL aus der Adresse Zeile dann in die „Bibliothek ermitteln“ Aktivität. Damit können sie mit den Dateien arbeiten.
Word Dokumente im WMS Portal anzeigen
Sie können Word Dokument die in Ihrem SharePoint Online liegen als Vorschau in Aufgaben im WMS Portal anzeigen.
Haben Sie ein Word Dokument über die SharePoint Online Aktivitäten ermittelt müssen sie die WebUrl von diesem Dokument auslesen und wie folgt anpassen:
spFileInfo.WebUrl.Replace("action=default","action=embedview")
Beispiel über Assign Aktivität:
Diese URL kann nun als Link zu einem Dokument im WMS wie folgt registriert werden:
Aktivitäten zu SharePoint Online
| Nach Stichwort filtern (Inhalt nach Stichwort) | ||
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Hinweise
| Hinweis |
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